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Programação de eventos: Dicas e como fazer

Dicas para fazer programação de eventos, do básico aos detalhes finais. Tudo para que o seu evento seja um sucesso.



Ainda em dúvidas sobre como fazer a programação de eventos? Esse artigo é para você. Fizemos um breve passo a passo que certamente fará a diferença na sua organização.


Preparar um evento de sucesso requer muita dedicação, é preciso ficar atento aos mínimos detalhes. Nesse sentido, a programação deve fazer parte da sua lista de tarefas essenciais.


É preciso distribuir com precisão o tempo do evento entre palestrantes, atividades e até mesmo entre os diferentes temas. O ideal é que você comece a pensar nesses fatores com antecedência.


Vamos começar com algumas dicas básicas.


Primeiros passos: Dicas básicas

Recomendamos que comece colocando os seus planos no papel:


  • Qual o tipo de evento em questão

  • Qual o modelo de programação ideal para o seu evento

  • Quais serão os temas abordados e os palestrantes responsáveis por cada um deles

  • Quantos salões você irá precisar

  • Haverão atividades paralelas

  • Qual será a data limite para envio de informações e resumos dos palestrantes sobre seus discursos e apresentações

  • Quando será feito o envio dos convites

  • Até quando você deverá finalizar um pré-programa


Definindo tais coisas você conseguirá construir o esqueleto do seu evento, essa base será importante para que você possa dar prosseguimento aos detalhes da sua programação de eventos.


Calcule o tempo que você tem a disposição

Você precisará ter em mãos algumas informações para fazer o cálculo do tempo disponível para o seu evento. Pode ser necessário limitar o número de palestrantes diferentes se o seu tempo for muito curto.


Além do tempo de duração das apresentações e discussões, você deve considerar ainda outras atividades, como momentos para intervalos, alimentação e até mesmo para networking.


É essencial que esse controle seja feito com precisão. Reduzir muito o tempo de cada palestrante, por exemplo, pode causar danos significativos na qualidade do evento, gerando uma impressão negativa no público.


Distribua bem os horários na sua programação de eventos

Estime um tempo médio para cada momento e comece a definir a sequência de acontecimentos considerando a duração de cada um deles.


Distribua bem os horários na sua programação de eventos para garantir que cada apresentação tenha o suficiente para cumprir seus objetivos, e dessa forma, o evento cumpra aquilo que se propõe.


Esse processo é essencial para que o público também consiga se organizar e assim desfrutar de tudo o que o evento tem a oferecer.


Separe momentos para networking

Uma das maiores atrações dos eventos é a possibilidade de networking entre os participantes, essa troca de experiências é tão importante para o aprendizado quanto a apresentação e as discussões propostas pelos especialistas.


Por isso, sugerimos que adicione a sua programação de eventos esses momentos. Deixe um tempo reservado para Coffee break, intervalos e quem sabe até mesmo um Happy hour no fechamento do dia.


Divulgue a programação de forma clara

Depois de tanto trabalho para desenvolver a sua programação de eventos, é preciso ainda divulgá-la de maneira clara. Quanto mais detalhes você puder compartilhar com o público, melhor.


Você pode optar por dividir os momentos por data, horário e formato de atividades. Não se esqueça de falar também sobre os locais e os palestrantes.


Com tudo planejado, chegou a hora de tirar o seu evento do papel. A definição do melhor local para eventos será uma das primeiras escolhas que você terá que fazer, e certamente uma das mais importantes.


Localizado num ponto estratégico da cidade, a apenas 15 minutos do aeroporto, o Centro de Convenções de Vitória é o local perfeito para o seu evento. São 20 salas de conferências com ar condicionado potente, modernos equipamentos audiovisuais, com capacidade para até 2200 pessoas.

Entre em contato e agende uma visita!

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