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Credenciamento em eventos: Dicas imperdíveis

Como evitar problemas com credenciamento em eventos? Você certamente não quer que a sua programação comece mal. Deixe a gente te ajudar?



Como evitar problemas com credenciamento em eventos? Esse processo exige cuidados especiais, já que é muitas vezes motivo de atrasos e falhas de segurança, o que pode acabar comprometendo o resultado final do evento.


Quanto maior o evento, maior também a preocupação. Você certamente não quer que a sua programação comece mal.


Deixe a gente te ajudar? Pega essas dicas!


Prepare bem a sua equipe

É muito importante ter pessoas o suficiente para realização desse trabalho. Mas, mais do que um número razoável de integrantes na equipe, é essencial que você possa contar com um time realmente qualificado.


Quanto ao número, basta calcular um valor proporcional ao número de participantes que você está esperando. Considere também o tempo que cada pessoa leva para se credenciar.


Veja só, se cada indivíduo leva 3 minutos para ser credenciado e você possui 1000 participantes inscritos, com 10 pessoas credenciando, esse processo levaria cerca 5 horas. Ninguém deseja passar esse tempo esperando, certo?


No que diz respeito ao preparo, trabalhe estratégias de otimização do tempo e dos processos, e tenha certeza que seus colaboradores conheçam cada etapa do credenciamento com precisão.


Separe a entrega de kits

A entrega dos kits é uma causa comum de atrasos no credenciamento em eventos. Por isso, recomendamos que separe pontos distintos para cada etapa de entrada.


Direcione o público ao processo inicial, e prepare também um grupo para se dedicar exclusivamente a entrega dos kits temáticos do evento. Tornar essa função exclusiva facilita o acesso e elimina questionamentos desnecessários.


Falando nisso, vamos a nossa próxima dica.


Sinalize o local

Tão importante quanto a separação dos kits, é tornar a sinalização do sistema de credenciamento o mais clara possível, ou de nada adiantará todo o resto. Depois das enormes filas, a pior coisa que pode acontecer com um participante durante o credenciamento em eventos é ele ficar sem saber para aonde ir.


Use bem a sinalização, não precisa ser algo rebuscado, setas e direções são suficientes, desde que você trabalhe com a maior clareza possível.


Aponte a entrada, o local do credenciamento, onde serão entregues os kits, onde ficam os banheiros, deixe clara a distribuição de cadeiras, seja cauteloso e detalhista.


Divida as filas

As filas ajudam muito na organização. Deixe-as o mais separado possível. Além de dividir as filas conforme sua equipe, você pode ainda separá-las por demanda: fila para pessoas com problemas no pagamento, fila para receber o material, fila para inscrições de última hora, etc.


Dessa forma, é possível conseguir mais dinamicidade no credenciamento do evento, dando aos participantes a impressão de que estão sempre em movimento.


Tecnologia para credenciamento em eventos

A tecnologia chegou para transformar o credenciamento em eventos. Existem vários sistemas desenvolvidos especificamente para isso, agilizando a entrada no evento e reduzindo o trabalho de conferência de dados.


Muitas dessas ferramentas geram automaticamente identificações de crachás com códigos de barras, o que certamente fará uma grande diferença em sua organização, impedindo a entrada de pessoas não autorizadas.


Outra vantagem de optar por um desses softwares são as métricas produzidas por eles. Elas ajudam a mensurar o resultado do evento, e a concluir se o seu projeto foi ou não um sucesso em seus estudos no pós-evento.


O Centro de Convenções de Vitória é o lugar perfeito para o seu projeto. Temos uma estrutura completa, ideal para eventos de todos os portes. Espaço suficiente para sua logística de credenciamento, conforto para o público, e a segurança e tranquilidade de contar com uma equipe de profissionais experientes.


Agende uma visita!

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