Organizar um evento não é tão simples quanto parece ser, há sempre dúvidas sobre quais fornecedores escolher, quem convidar, datas, cronograma, equipe que trabalhará no evento, etc. Para deixar esse processo mais fácil há 5 etapas que podem ser cumpridas e que garantem o sucesso de um evento. Separamos abaixo os 5 segredos para ter um evento de sucesso e uma dica extra para garantir que tudo saia como você deseja. Confira!
Estabeleça objetivos
Todo evento para ter sucesso precisa de objetivos bem definidos. Então ao começar o planejamento, faça as seguintes perguntas: como posso surpreender meus convidados? Qual será o diferencial do evento? Quais serão meus fornecedores? Depois faça uma lista de tudo que precisará. É importante ter sempre os objetivos bem definidos para alcançar bons resultados e traçar a melhor estratégia.
Tenha um cronograma
Planeje os passos para o seu evento, como lista de convidados, fornecedores, dias, etc. Um cronograma bem detalhado ajudará tanto na organização do evento quanto na sua manutenção, afinal ninguém gosta de participar de um evento “desorganizado”. Então, tenha tudo anotado na agenda e guie a equipe para o cumprimento eficaz do cronograma.
Use a tecnologia a seu favor
Hoje em dia o mundo está conectado. Divulgue seu evento nas mídias como blogs, redes sociais, newsletter, Linkedin, crie um evento no Google ou Facebook e use a tecnologia a seu favor.
Além disso, você também pode inovar e usar aplicativos para organizar o evento, fazer a verificação dos participantes através de QR Code. A tecnologia além de facilitar a sua vida na hora do planejamento e organização, ajuda também a do seu convidado, que não precisará se preocupar com papeis e poderá facilmente resolver ou confirmar a presença através do online.
Escolha bem as datas
Cuidado ao escolher as datas, se o seu evento envolve convidados de outras cidades e estados é importante pensar na logística. Dependendo do seu segmento há períodos mais agitados que outros, por exemplo, um grupo de lojistas não pode parar para uma conferência de 3 dias uma semana antes do Natal. Então, a data tem que ser escolhida sempre com sabedoria e o quanto antes.
Qualidade em primeiro lugar
A qualidade é um item fundamental para que tudo saia como planejado. Então, seus fornecedores têm que ser bons, a sua equipe tem que ser bem treinada, o tempo bem organizado e cada tarefa feita com qualidade.
Lembrando que nem sempre o mais barato é sinônimo de qualidade, assim ao escolher os seus fornecedores, por exemplo, foque na qualidade e na experiência dessas pessoas no ramo.
Dica extra: o local de eventos
O lugar em que você fará o evento também é muito importante para garantir a qualidade e o alcance de suas metas. De nada adianta você planejar um evento em seus detalhes e o local não atender às suas expectativas e nem a do seu público.
Por isso, é importante escolher um lugar que seja capaz de oferecer conforto, segurança e tranquilidade para que tudo saia como o planejado.
O Centro de Convenções Vitória está de portas abertas para o seu evento e conta com profissionais de qualidade e uma infraestrutura completa. Aproveite para agendar a sua visita clicando aqui.
